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OST – Open Space Technology

OST – Open Space Technology

L’OST è una metodologia utilizzata da aziende private e pubbliche, in Europa e nel mondo, per gestire convegni e laboratori di progettazione partecipata con un numero di partecipanti compreso tra 5 e 2000 persone. E’ molto utile per aprire un confronto su questioni complesse dove non esiste una soluzione univoca. Sviluppata da Harrison Owen nel 1985, si basa sulla considerazione che tutti i momenti di una giornata che riunisce un cospicuo numero di persone possono essere fondamentali per raggiungere rilevanti risultati (anche il semplice coffee break).

Quattro i principi essenziali sui quali impostare il lavoro: chiunque partecipi al gruppo è la persona giusta; qualsiasi cosa succeda nel gruppo è l’unica che poteva accadere; la discussione comincia sempre al momento giusto; quando la discussione è finita è finita.

La legge dei 2 piedi: quando qualcuno all’interno del gruppo non sta contribuendo significativamente o non sta imparando nulla di nuovo o non è più interessato al lavoro, deve utilizzare i suoi piedi per allontanarsi dal gruppo.

Come preparare un OST

Fondamentale definire il tema sul quale i partecipanti avvieranno la discussione. Deve essere d’interesse comune e soprattutto sentito da tutti. Al tema è affidato il compito di focalizzare la discussione e tenere insieme le persone per un lasso di tempo prolungato. Deve, inoltre, essere formulato in modo da “ispirare” i partecipanti e farli diventare propositi ed attivi nel confronto.

Il luogo dove svolgere un Open Space Technology deve necessariamente essere un ambiente abbastanza grande da poter contenere tutti i partecipanti, seduti in circolo ed altre stanze più piccole, facilmente raggiungibili, per i gruppi che si formeranno nelle fasi di lavoro. Lo spazio non deve essere particolarmente strutturato, deve essere soprattutto confortevole.

Il Facilitatore che guida un Open Space Technology ha bisogno di possedere una notevole esperienza, non solo di conduzione di gruppi tanto numerosi, ma anche di “neutralità” rispetto al teme ed alle conclusione sull’argomento. Il Facilitatore deve prima di tutto definire i tempi, gli spazi, presentare il tema da discutere ed esporre la legge ed i quattro principi del metodo di lavoro. Quando il gruppo è sistemato in cerchio egli deve “aprire lo spazio” entrando al centro; prendere la parola per presentare il tema da discutere e spiegare che il muro lasciato vuoto alle sue spalle rappresenta lo spazio utile da riempire con le proposte di tutti circa il tema da discutere ed il programma della giornata. A tutti i partecipanti viene chiesto di proporre un argomento di discussione sul tema generale, di scriverlo su un cartoncino e presentarlo all’intero gruppo.

Quando tutti i temi saranno stati presentati ed attaccati al muro, i gruppi di discussione si auto-formeranno, sulla base della scelta di ciascuno di “appartenere” a questo quel gruppo di lavoro. I gruppi formati saranno auto-gestiti e produrranno, una volta esauriti gli argomenti di discussione, un report che unito a quelli degli altri gruppi andrà a formare l’instant report di fine lavori.

La fase conclusiva consiste nella redazione dei report. Ogni gruppo di lavoro produce un report alla fine di ogni sessione, inserendo i dati emersi durante la discussione del tema proposto in un computer e poi stampandoli. I rispettivi report vengono appesi al muro centrale, in modo che tutti possano costantemente consultarli. La sessione di chiusura dei lavori, a fine giornata, proporrà un feedback generale sintetico sulle percezioni dei partecipanti ai lavori e provvederà la consegna del report completo dei lavori. Quindi ciascun partecipante all’OST al termine della giornata porterà via un documento riassuntivo delle conclusioni tratte da tutti i gruppi di lavoro.

Il Facilitatore deve essere sempre presente, concentrato e disponibile, deve essere capace di non tentare di controllare gli eventi per portarli ad un punto da lui preventivamente deciso; un atteggiamento simile porterebbe al sicuro fallimento dell’Open Space Technology.

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